決まり事がいくつかあります

ビジネスメールには決まり事がいくつかあります

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初めてのメールを送る際、長々と型どおりの挨拶を書ます。よそよそしくて他人行儀。3度くらいやりとりすれば、「いつもお世話になっております。~」程度のシンプルさで充分です。忙しい中であればシンプルかつ簡潔なほど親切でもあります。

 

メールでは相手の状況は見えません。電話でやりとりした後のメールならまだしも、一方的に送りつけるメールが多くなりがちで、そこへ返信は明日までにと期日を指定するのは失礼にあたります。メールは届いたらすぐチェックをしている、即返事は当然、といった前提は自分の都合であり、受け取った相手は常識を疑うかもしれません。相手は出張中かもしれませんし、休みを取っている可能性もあります。時間に余裕がないのであれば、電話の1本でも入れて、急ぎであることを断ってからメールを送るようにしましょう。ただし、お互いがタイムリミットを知ってのメールであれば、期日を記しても問題ないでしょう。

 

次に返信する際の注意点ですが、相手の言葉に一つ一つ答えようと相手の文章を引用しすぎるのは、かえって無作法です。引用するのは用件に対してのみとし、後はシンプルにまとめましょう。

 

やりとりをしているとタイトルには返信の「Re:」が多くなってきます。返信に以前の文面が長々と続き、読みづらくなるうえパソコンの容量を増やすことになります。大切な用件だから断ち切ると困ると思いがちですが、思い切って断ち切り、タイトルを変える、シンプルにまとめるなどして送ってみると、相手も見やすくなりますし、用件がより明確に見えまとめやすくなります。

 

送信する前にもう一度自分が書いた本文を読み直してみるのも大事です。端的にまとめられているか、誤字脱字はないか、確認しましょう。説明文が長すぎて意味が通じないメールを見かけることがあります。文章の長さは適当かなど意識して書いていると文章力も身に付きます。

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